Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa
  
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  
• nietypowe godziny pracy (w tym dyżury)
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych
  

Zakres zadań

• Sporządza, na polecenie kierownictwa biura lub członka kierownictwa, pisma, notatki ze spotkań oraz redaguje projekty wystąpień w celu zapewnienia zgodnej z protokołem dyplomatycznym obsługi organizacyjnej wystąpień członka kierownictwa
• Zapewnia, zgodną z protokołem dyplomatycznym, obsługę organizacyjną i merytoryczną spotkań, konferencji oraz wydarzeń okolicznościowych
• Organizuje udział kierownictwa biura oraz członka kierownictwa w spotkaniach, konferencjach, seminariach, wydarzeniach okolicznościowych oraz planuje, przygotowuje i rozlicza służbowe wyjazdy krajowe i zagraniczne
• Wykonuje czynności kancelaryjne, przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją, w tym, w szczególności: rejestruje korespondencję, przedkłada korespondencję do podpisu, akceptacji i dekretacji, rozdziela zadekretowaną korespondencję, archiwizuje oraz koordynuje terminową realizację zadań
• Prowadzi terminarz spotkań, narad, wizyt i delegacji
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne
• Prowadzi sprawy administracyjno – organizacyjne biura, w tym zapewnia zaopatrzenie sekretariatu w niezbędne artykuły biurowe i spożywcze

Wymagania niezbędne

• Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia bezpieczeństwa
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość protokołu dyplomatycznego
• Znajomość obsługi pakietu MS Office na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 273), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie dostępu do informacji niejawnych